Sécurisez vos données CLARISYS

La sécurité des données est devenue une préoccupation majeure dans notre monde numérique. Le format papier se perd et se dégrade. C'est ici que CLARISYS entre en jeu. Dans cet article, nous allons explorer comment nos solutions peuvent vous aider à sécuriser et consulter vos données efficacement.

Pourquoi utiliser un stockage NAS pour ranger vos documents numérisés ?

À l'ère du numérique, où l'information est essentielle pour gérer nos activités quotidiennes, le stockage des documents devient un enjeu majeur. Que ce soit pour des raisons professionnelles ou personnelles, avoir un système fiable et sécurisé pour organiser vos documents est crucial. C’est ici que le NAS (Network Attached Storage) entre en jeu. Mais pourquoi est-il essentiel d'utiliser un stockage NAS pour ranger vos documents numérisés ? Et pourquoi numériser vos documents en premier lieu ? Voici un aperçu des avantages.

1. Qu'est-ce qu'un NAS et pourquoi l'utiliser ?

Le NAS est un dispositif de stockage en réseau qui permet de centraliser et d’organiser vos fichiers numériques de manière sécurisée. Contrairement à un simple disque dur externe, le NAS est connecté à votre réseau local (Wi-Fi ou Ethernet), ce qui vous permet d'y accéder depuis n'importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone) à la maison ou au bureau. Vous pouvez y stocker des documents, des photos, des vidéos et même des sauvegardes.

L’un des principaux avantages du NAS est sa capacité à offrir un stockage accessible à plusieurs utilisateurs, tout en garantissant une gestion de données sécurisée et efficace. Il offre également la possibilité de partager des fichiers entre plusieurs appareils et même de créer des sauvegardes automatiques de vos fichiers importants.

2. Pourquoi est-il important de numériser vos documents ?

Avant de parler de l'importance de ranger vos documents numérisés sur un NAS, il faut d'abord comprendre pourquoi la numérisation est si cruciale.

a) Gagner de l'espace physique

Les papiers s’accumulent vite : factures, contrats, reçus, rapports, documents administratifs… Si vous ne prenez pas la peine de les organiser correctement, vous risquez de vous retrouver avec une pile de papier encombrante. Numériser vos documents vous permet de les transformer en fichiers numériques, réduisant ainsi l'encombrement physique. Vous libérez de l'espace chez vous ou dans vos bureaux et pouvez facilement retrouver vos documents sans devoir fouiller dans des piles.

b) Accès rapide et facilité de gestion

Les documents numériques sont beaucoup plus faciles à gérer et à retrouver grâce à des outils de recherche. En numérisant vos documents, vous pouvez les organiser par dossiers, mots-clés ou dates et les retrouver en quelques secondes. C’est beaucoup plus pratique que de fouiller dans des archives papier.

c) Sécurité renforcée

Les documents physiques peuvent être endommagés ou détruits par des facteurs externes comme un incendie, des inondations, ou même la dégradation naturelle du papier au fil du temps. En numérisant vos documents, vous pouvez les sauvegarder dans des endroits sûrs et y accéder facilement en cas de besoin. De plus, vous pouvez créer des copies de sauvegarde pour vous assurer que vos informations importantes sont protégées.

d) Respect des normes écologiques

La numérisation permet également de réduire l'utilisation du papier, ce qui est bénéfique pour l'environnement. Moins de papier signifie moins de déforestation et une empreinte carbone réduite, ce qui est un argument de plus en faveur de la numérisation des documents.

3. Les avantages du stockage NAS pour vos documents numérisés

Une fois vos documents numérisés, il est important de les organiser de manière sécurisée et accessible. C’est là que le NAS offre de nombreux avantages.

a) Accès sécurisé à vos documents partout et à tout moment

Grâce au NAS, vous pouvez accéder à vos documents numérisés où que vous soyez, tant que vous avez une connexion internet. Que vous soyez à la maison, au travail ou en déplacement, vos documents sont à portée de main, prêts à être consultés ou partagés avec vos collègues ou votre famille.

b) Sauvegarde automatique et sécurité des données

La sécurité est un facteur essentiel lorsque vous stockez des données sensibles ou importantes. Les NAS offrent des fonctionnalités de sauvegarde automatique, ce qui signifie que vos fichiers sont régulièrement copiés et protégés contre les pertes de données. De plus, ils sont équipés de systèmes de cryptage pour garantir que vos documents soient bien protégés contre les accès non autorisés.

c) Organisation et gestion optimisées

Un NAS permet d’organiser vos fichiers de manière claire et hiérarchisée. Vous pouvez facilement créer des dossiers et sous-dossiers pour classer vos documents numérisés. Des outils de recherche permettent également de retrouver vos fichiers en quelques secondes. Contrairement à un disque dur externe classique, un NAS est conçu pour une utilisation en réseau, ce qui permet une gestion collaborative des documents.

d) Partage facilité et contrôle des permissions

Avec un NAS, il est facile de partager des fichiers avec d’autres utilisateurs, tout en contrôlant précisément ce qu’ils peuvent voir ou modifier. Par exemple, vous pouvez accorder l’accès à certaines personnes pour qu’elles consultent un document, mais restreindre l’accès aux parties sensibles. Le contrôle des permissions est un point clé pour protéger vos informations.

e) Evolutivité et gestion à long terme

Les NAS sont scalables, ce qui signifie que vous pouvez facilement augmenter la capacité de stockage à mesure que vos besoins évoluent. Cela vous évite de devoir investir dans de nouveaux appareils chaque fois que vous manquez d’espace. Vous pouvez également configurer des disques durs redondants (RAID) pour plus de sécurité, de manière à ne jamais perdre de données, même en cas de panne d'un disque dur.

4. En résumé : les avantages de numériser et de stocker vos documents sur un NAS

Numériser vos documents vous permet de :

• Gagner de l’espace

• Accéder à vos fichiers rapidement

• Protéger vos informations sensibles

• Réduire votre empreinte écologique

Et en utilisant un NAS pour les stocker, vous bénéficiez de :

• Sécurité renforcée et sauvegarde automatique

• Accès à distance, partout et à tout moment

• Une organisation optimisée et une gestion collaborative

• Une évolutivité facile pour répondre à vos besoins futurs

Adopter une solution de stockage NAS pour vos documents numérisés est un choix judicieux, que ce soit pour votre vie personnelle ou professionnelle. En centralisant, sécurisant et optimisant l’accès à vos fichiers, vous gagnez en tranquillité d’esprit et en productivité.